Jeszcze nie tak dawno wiele firm prowadziło swą działalność opierając się na stosunkowo prostym, mało elastycznym stylu zarządzania. Przeważały rutynowe relacje pomiędzy produkcją i sprzedażą (rynkiem). Gwałtowny rozwój technologii zmienił specyfikę prowadzenia biznesu. Stosowane jeszcze do niedawna tradycyjne style zarządzania tracą na ważności i są stopniowo zastępowane nowoczesnymi metodami wykorzystującymi zaawansowane narzędzia .
Narzędzia te pozwalają wydajniej kierować organizacjami poprzez m.in. podniesienie jakości serwisu, skrócenie czasu dostarczenia produktu na rynek oraz obniżenie ogólnych kosztów obsługi klienta. Odgrywają również niebagatelną rolę w skutecznym organizowaniu łańcucha dostaw stanowiącego integralne ogniwo zarządzania firmą. Przedsiębiorstwa, które budują swą strategię w oparciu o szeroko rozumianą informatykę i wdrażają jej rozwiązania w codziennej działalności operacyjnej zyskują na konkurencyjności dzięki zdolności do generowania wartości dodanej dla swych akcjonariuszy i udziałowców biznesowych.
Zarządzanie bowiem to, najogólniej mówiąc, zespół reakcji albo zachowań, które istotnie wpływają na działania jednostek i grup, kierując je ku celowi, który w danej chwili można osiągnąć. Bardzo ważne, aby zarządzanie było świadome i celowe
Zarządzanie ma dwa główne cele:
- cele kierownicze (planowanie, organizacja i koordynacja)
- cele wykonawcze (instrukcje, kontrolowanie i poprawianie)
Każdy kierownik ma własny styl zarządzania.
Podstawą dla każdego kierownika są:
- każdy pracownik powinien otrzymywać polecenia tylko od jednego kierownika w celu uniknięcia sprzeczności
- kierownicy z różnych działów powinni szanować wzajemne decyzje, aby utrzymać jednolite stanowisko kierownictwa
- kierownik rejestruje wszystkie podjęte decyzje dotyczące metod pracy danego pracownika
Zarządzanie sytuacyjne uwzględnia następujące elementy:
- możliwości pracowników
- panującą sytuację
- styl zarządzania dostosowany do panujących warunków
Podsumowując, każdy kierownik być w stanie stosować wszystkie cztery style zarządzania przedstawione powyżej
Każdy kierownik reprezentuje własny styl zarządzania. Taki styl zależy od:
- osobowości kierownika
- rodzaju nadzorowanej pracy
- ilości pracowników pod nadzorem
- określonych warunków panujących w danej firmie
Istnieją różne sposoby zarządzania, często zależne od ogólnej panującej sytuacji. Dlatego też można je określić jako zarządzanie sytuacyjne lub okolicznościowe.
W przeszłości, od dobrego kierownika oczekiwało się następujących cech:
- wymogi fizyczne: badania wykazały, iż zazwyczaj kierownicy są wyżsi od swoich podwładnych
- wymogi dotyczące osobowości: dobry kierownik musi wierzyć w siebie, musi być energiczny i towarzyski
- wymogi dotyczące inteligencji: badania wykazały, iż dobrzy kierownicy są zazwyczaj bardziej inteligentni w porównaniu z mniej efektywnymi kierownikami.
Obecnie panujące teorie dotyczące dobrego zarządzania prezentują inny punkt widzenia. Styl zarządzania jest oceniany według następujących kryteriów:
- sposób podejmowania decyzji
- sposób przekonywania pracowników i motywowania ich, a także umiejętność zmiany decyzji w razie potrzeby
- sposób reakcji w trudnych sytuacjach (konflikty)
- sposób radzenia sobie z emocjami
Możemy wyróżnić cztery style zarządzania
Kierownik może przydzielać zadania (te same) na cztery różne sposoby:
- udzielanie instrukcji
- nadzór
- wsparcie
- oddelegowanie zadań
W niniejszej pracy skupimy się na trzecim stylu zarządzania czyli oddelegowaniu. Naczelną zasadą leżącą u podstaw zarządzania przez delegowanie uprawnień jest przekazywanie innej osobie, na niższym szczeblu zarządzania części formalnej władzy i odpowiedzialności za wykonanie określonych zadań. Delegować należy przede wszystkim zadania oraz kompetencje rutynowe i operatywne, ale nie zadania strategiczne.
Styl polegający na oddelegowaniu może być zilustrowany na podstawie następującego przykładu.
Oddelegowanie zadań
‘Panie Piotrze, proszę zająć się sprawą folderów. Chciałbym, aby były gotowe na czwartą”.
W zależności od sytuacji i możliwości pracowników, kierownik może zastosować konkretny styl zarządzania.
Jeżeli pracownik ma ograniczone zdolności samodzielnego wykonania zadania, kierownik musi włożyć więcej wysiłku w udzielanie mu instrukcji i wskazówek. W ten sposób można wyeliminować poczucie niepewności u pracownika. Jeżeli pracownik zdolny jest do indywidualnego wykonywania zadania, będzie potrzebować mniej instrukcji. Kierownik będzie go jedynie wspierał i motywował.
Cechy stylu : oddelegowanie
- jasno określić, co należy zrobić
- omówić warunki konieczne do wykonania zadania
- omówić własne działania
- wykazać zaufanie do pracowników
Kierować grupą ludzi oznacza stymulować ich i udzielać im wskazówek do działania w taki sposób, aby mogli te cele osiągnąć jak najbardziej skutecznie.
Zarządzanie obejmuje następujące elementy:
- planowanie
- organizację
- instrukcje (przydzielanie zadań)
- koordynację
- kontrolowanie
- poprawianie (w miarę potrzeby)
Delegowanie polega na stopniowym przekazywaniu uprawnień decyzyjnych i odpowiedzialności podwładnemu. Szef sprawuje ogólny nadzór, wyraża zgodę na realizowanie celów postawionych przez pracowników (uczniów), monitoruje ich działanie. Cele i skala swobody pracowników (uczniów) w powiązaniu z ich odpowiedzialnością, muszą zostać w partnerski sposób uzgodnione. Np. w praktyce edukacyjnej niekiedy stosuje się podpisywanie kontraktów między nauczycielem i uczniem starszej klasy szkoły średniej, częściej -- studentem. Piszę: "uczniem", a nie "uczniami", bo kontrakt zawsze jest indywidualny, nigdy nie dotyczy całej klasy.
W przypadku delegowania przełożony musi nakreślić tło działania i wyznaczyć ogólny cel, wyjaśnić wagę zadania i podać kryteria oceny rezultatów, ustalić granice kompetencji (okazując maksymalne, ale realistyczne zaufanie), określić stopień i sposób nadzoru nad wykonywaniem zadania, zwrócić uwagę na ewentualne pułapki i niebezpieczeństwa, wywołać zapał podwładnego - i po wykonaniu zadania odbyć rozmowę na temat tego, co było łatwe, trudne, udało się lepiej czy gorzej. Delegowanie jest stylem, który stanowi cel i punkt dojścia w zarządzaniu. Jest to styl najbardziej efektywny, pochłania niewiele energii i czasu, wykorzystuje zalety samodzielnego działania podwładnego (ucznia) -- ale od szefa wymaga mądrości i kompetencji. Zastosowany lekkomyślnie, może mieć fatalne skutki.
Osoba zarządzająca niezależnie od szczebla hierarchii na którym się znajduje (zarządza całym przedsiębiorstwem, czy też tylko grupą ludzi) powinna posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe. Jednak kierowanie ludźmi, wiąże się nie tylko z wysokimi kwalifikacjami zawodowymi. Człowiek jest istotą niezmiernie złożoną. Posiada wiele różnorodnych zalet i wad. Dobry menedżer powinien znać zatem cechy swoich podwładnych, zarówno te dobre jak i te złe oraz umiejętnie wykorzystywać tą wiedzę do lepszej współpracy oraz podnoszenia efektywności działań. Wybór odpowiedniej strategii zarządzania wiąże się nie tylko z ogromną odpowiedzialnością i ryzykiem, ale również z odpowiednim doborem pracowników. Bowiem nie każdy podwładny może pasować do danej koncepcji menedżera. Można więc z całym przekonaniem stwierdzić, że dobra organizacja i pozwala człowiekowi działać wysoce efektywnie. Jest to jeszcze lepiej widoczne w działalności zespołowej. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w spostrzeżeniu, że efekt zorganizowanej pracy zespołowej jest wyższy aniżeli suma efektów działań indywidualnych. Zjawisko to nazwano efektem synergicznym, zwanym również efektem organizacyjnym albo efektem "2 + 2 = 5".
Zatem współczesny menedżer to również psycholog doskonale znający swoich podopiecznych, to człowiek o określonym stylu zarządzania. Psychologia bowiem, to nauka zajmująca się powstawaniem i przebiegiem procesów psychicznych, stanami i cechami psychicznymi człowieka. To zależność od własnej wewnętrznej organizacji i obranego stylu zarządzania oraz od czynników zewnętrznych, a także jego aktywnym udziałem w regulowaniu swoich stosunków ze światem otaczającym.